Arbetshelg 2018
Styrelsemöte rasklubben för grönlandshund 2018-06-09-2018-06-10
Adress: Hélène Ouchterlony, Hanstaviksvägen 15 134 61 Ingarö Stockholm. Tel: 070 33 46 539.
Mötet börjar ca kl 10.00 och avslutas kl 14.00 söndag 10 juni, vi bryter för kaffe och mat där vi tycker att det passar.
Protokoll
- Mötet öppnas av ordförande Helen Söderström kl.11:30
- Val av sekreterare Sofia Wallin.
- Val av justerare Reine Taekema och Helen` Ouchterlony
- Ekonomin gås igenom av Reine T. Diskussion kring hur den ekonomiska redovisningen ska se ut och vilka ekonomiska ”poster” som vi ska använda oss av. Beslut om att Reine kollar upp kostnaden om ett eget swisch nummer till grönlandshundklubben. Ekonomin idag 63 832 kr, däremot väntas det in räkningar så därför finns det utgifter som skall komma. SPHK bidrag väntas in under hösten.
- Inga ärenden att diskutera kring inkomna brev.
- Rapport från utbildningsdag med SPHK 2018-05-27 där Helen S och Carina var delaktiga för GRL klubben. Framförallt fick det information om dataskyddslagen och om hanteringen av personuppgifter.
Vi behöver även i klubben tänka på vad det är vi sparar och varför. Ändemålsmässigt ska vi vara sparsamma med vad vi sparar och ta bort allt som inte är aktuellt. Styrelsen tar beslut om att personuppgifter som vi får till oss vid behov används enbart till det aktuella ändamålet och sedan tas uppgifterna bort. Vidare behöver vi lägga ut information om detta på hemsidan samt alltid lägga till en ruta för godkännande av personuppgifter i blanketter vid meritering/tävlingssammanhang.
Vidare informerades det om att de olika klubbarna och distrikten i SPHK ska göra arbetsbeskrivningar av de olika postern i styrelsen. Beslut att uppdatera styrelseposternas olika uppdrag med ursprung i den version som finns sedan 2013 samt ska den vara tillgänglig för alla med en styrelsepost.
- Inför verksamhetsplan 2019 tas det beslut om att inte ha med Johnsgård som en rasklubbsaktivitet. Vi kommer fortsättningsvis flagga för arrangemanget men tydliggöra att det inte är ett samarrangemang som det låter.
RAS arbetet ska uppmärksammas.
Grönlandshundklubben har sin specialutställning tillsammans med distriktet Gävledala 14-15 september. Beslut om att Helen´ Ouchterlony arbetar vidare med arrangemanget i samråd med styrelsen och distriktet Gävle dala.
Fortsättningsvis meritering i Hamra.
- Meriteringar: utvärdering av säsongen 2018 med många meriteringstillfällen där tanken var att det skulle dra till sig nya deltagare och många alternativ för våra medlemmar kan utvärderas som god på så vis att vi fick några nya deltagare samt fler tillfällen spritt över säsongen. Däremot krävde det mycket extra arbete för styrelsen och vår meriteringsansvarige, pga. bristfällig blanketthantering och bristfälliga kunskaper hos arrangör. Beaver trap trail var en positiv upplevelse och det är ett arrangemang som vi ska arbeta vidare för.
Meriteringssäsongen för 2019, beslut om att arrangera Hamra vecka 3 som tidigare, däremot kan arrangemanget se lite annorlunda ut. Helen Söderström tar kontakt med spåransvarige samt därefter siberian husky klubben.
- Kommande aktiviteter: För utställningen Stockholms hundmässa är Helen` Ouchterlony kontaktperson för vår rasklubb som är sammankallande 2018. Vi ska beställa nya vepor med ny bild och satsa lite mer på montern.
- Rasspecial 2019, se punkt 7.
- Revidering av RAS.
- SPHK:s avelsråd informerar om att avelsrådets rasrepresentanter, där vi i grönlandshund har Helen` Ouchterlony som sittande, har varit i kontakt med varandra och haft ett möte där de pratade om vad och hur de ska arbeta vidare. Fortsatt planering av deras huvudsyfte och hur de ska jobba ska ske här framöver.
- Arbete med foldern fortsätter. Styrelsen beslutar att Helen` Ouchterlony tar kontakt med Josefin och kollar om det finns intresse att uppdatera den med nya bilder och kolla över designen. Text är fortsatt aktuell och väl skriven så den tar vi med till de nya foldern.
- Förslag på rutindokument för efterregistrering av grönlandshund tas upp och revideras. Färdigställande av dokument och beslut tas om att detta ska användas vid efterregistrering av grönlandshund. Det finns även en något mer detaljerad lathund med dessa punkter för styrelsen som man kan använda sig av vid processen. Ett dokument som ska följas sittande styrelse.
- Diskussion gällande SPHK:S omorganisation.
- Övriga frågor
– Vi informeras av Helen Söderström att det mest troligtvis kommer en förfrågan in om en rasregistrering av Canadian eskimodog, där en blivande ägare har planer på att importera två stycken. Inga beslut kan tas utan vi avvaktar tills det kommer upp. Då tas det upp som en besluttagande punkt på aktuellt styrelsemöte.
Mötet avslutat 2018-06-10
Ordförande Helen Söderström
Sekreterare Sofia Wallin
Justerare Hélène Ouchterlony
Justerare Reine Taekema