Funktionärshandbok

Allmänt

Här hittar du en version av Funktionärshandboken för utskrift.

Polardistans är egentligen två tävlingar, en medeldistanstävling över ca 160 km och en långdistanstävling över ca 300 km.

För årets tävling gäller följande:

• Tävlingen följer IFSS regelverk, International Federation of Sleddog Sports Race Rules och de nationella tävlingsreglerna, samt de tilläggsregler som gäller för Polardistans.
• Vi kommer enbart att ha en checkpoint och den ligger i Öjvassla, ca 25 km från Särna.
• Det är tillåtet för spannen som kör 300 km att lägga ut en matdepå på checkpoint.
• Förarnas handlers får hjälpa till med att ta in och föra ut spannen från checkpoint. Allt annat arbete med spannet skall utföras av föraren själv. Handlers får stå på släden och vakta spannet om föraren sover.

Tävlingarna är öppna för alla hundar. De renrasiga polarhundarna tävlar i egna klasser.  

Tävlingen har SPHK som huvudman. SPHK har utsett en tävlingsledare, Karina Andreasen, som svarar mot styrelsen. Tävlingen har en projektgrupp som arbetar före, under och efter tävlingen med en mängd olika frågor. Under tävlingsveckan behövs dock ett stort antal funktionärer på ett antal poster (se nedan) för att tävlingen skall bli genomförbar. Det finns inget krav på att man måste vara på plats hela veckan, utan den som enbart har tid några dagar är självfallet också välkommen.

Villkor för funktionärerna

De villkor som gäller för funktionärerna är att man får mat och husrum under veckan. Tävlingens ekonomi medger tyvärr inte några ytterligare förmåner, så betrakta ett deltagande som ideellt arbete och en möjlighet att få lära sig en hel del, samt en möjlighet att knyta kontakter med hundfolk både från Sverige och övriga Europa.

Programmet i korthet

Samling för funktionärer är på söndagen den 3 mars kl. 19:00 och där får ni mer information Löpande läggs det ut information på funktionärs FB-gruppen: Polardistans 2024 Volunteers.

 Första start är måndagen den 4 mars kl. 14:00. Sista målgång är fredagen 8 mars, kl. 15:00.

En vecka som funktionär

Särna är ett riktigt köldhål och vi har haft nätter med temperaturer neråt -35 C! Då gäller det att vara välklädd ute på sin post. Det är inte alltid kallt, ibland är det också strålande sol.

På vissa ställen, bl.a. checkpointen i Öjvasslan är mobiltäckning dålig för det vanliga nätet. Det kan vara bra att veta för dem där hemma så de inte blir oroliga om du inte svarar på några dagar. Naturligtvis har vi system för kommunikation men de kan inte utnyttjas för privat bruk.

Som funktionärer är vi alla representanter för Svenska Polarhundklubben (SPHK). Alla funktionärer måste vara beredda på att när som helst på dygnet rycka ut om något händer. Det innebär noll tolerans gällande alkohol under tävlingsveckan, dvs från måndag den 4 mars och fram t.o.m.  fredag den 8 mars.

Bra saker att ha med sig är:

• liggunderlag/luftmadrass.
• sovsäck/täcke.
• sovsäck för vinterbruk om du vill vara på checkpointen.
• sängkläder (för nätterna du ska övernatta i bystugan).
• liten snöspade/skyffel.
• ryggsäck.
• termos/ termosmugg.
• vattenflaska, eller en extra termos till vatten.
• tallrik och bestick (om du ska vara på checkpointen).
• pannlampa + ev. extra batteri (finns inga laddningsmöjligheter på checkpointen!).
• solglasögon.
• varma kläder, mössor och olika typer av vantar.
• varmt och torrt till fötterna (om man vill förbättra prestandan på sina vinterskor kan man införskaffa en tjock frigolitskiva att stå på).
• hand- och fotvärmare (engångs) kan rekommenderas!
• extra energipåfyllning – det som nu fungerar för dig!
• power bank för telefonladdning (telefonens batteri håller inte särskilt länge under sträng kyla!).

Boende

Boende för funktionärerna är kostnadsfritt och ordnas av arrangörerna. Boende kan vara av varierande kvalitet och efter först-till-kvarn principen. Boende kan vara från vandrarhemsboende till delad sovsal på hårt underlag. Under 2024 års tävling är funktionärsboendet i Östomsjöns Bystuga, ca 3,5 km från Särna Camping. Bystugan har ett fullt utrustat kök med diskmaskin, kaffebryggare, mikrougn och vattenkokare. Det finns även WiFi (fiber), toaletter och duschar. Ett 20-tal bäddar finns, men det kanske inte finns bäddar till alla. Ta därför med eget liggunderlag och sovsäck.

Egna hundar

Vi kan inte garantera att du som funktionär kommer att ha tid att ta hand om egna hundar. Det rekommenderas att, om möjligt, lämna egna hundar hemma så slippar du stressen och det dåliga samvetet om du inte hinner sköta om dina hundar på samma sätt som dom är vana vid. OBS! Inga hundar är tillåtna inomhus i funktionärsboendet.

Godkännande att publicera ditt namn!

Genom att du skickar in din funktionärsanmälan till oss via Polardistans hemsida, så godkänner du samtidigt att Polardistans får publicera ditt namn på vår stängda FB-grupp för funktionärer. Funktionärsansvarig eller tävlingsledaren kommer att bjuda in dig till denna grupp när din anmälan är bekräftat. Har du inte ett FB-konto i dagsläget, så rekommenderar vi att du skapar ett sådant konto. Det är i första hand denna informationskanal som används under tävlingen. Har du skyddat ID och inte kan/vill delta i gruppen meddelar du detta till funktionärsansvarig via mejlen: funktionar@polardistans.se. Det betyder att du under veckan själv får försöka hålla dig uppdaterat om vad som händer och sker.

Funktionärsområden:

1. Sekretariat – Bemannas av en ansvarig, plus ytterligare 2 – 3 personer. Arbetsbelastningen är som högst i samband med att förarna kommer in och registrerar sig. Den ansvarige har som uppgift att:

• alla blanketter som behövs under tävlingen finns utskrivna.
• ”checkpointpärmar” finns iordningställda.
• Upprätta domarpärm.
• ”start/mål” dokument finns iordningställda.
• göra i ordning ”förarpåsar” till alla deltagare.
• ta emot, kontrollera och arkivera meriteringsblankett och förarförsäkran.
• kontrollera och arkivera stamtavlorna för de utländska förarnas hundar.
• upprätta en officiell resultatlista för tävlingen.
• upprätta resultatlistor som skall undertecknas av tävlingsdomaren och som skall bifogas meriteringsblanketterna när de skickas till resp. rasklubb.
• Göra i ordning dokument för mottagande och returnering av GPS trackers.
• Följa och kontrollerar GPS-trackers under tävlingens gång.
• All tidsregistrering från starttider, in- och utgående tider på checkpointen samt måltider registreras i tidtagningssystemet i sekretariatet.
• Registrerar antal hundar/ekipage vid start, in och ut från checkpoint samt vid målgång i tidtagningssystemet.
• Övriga funktionärer inom området skall vara den ansvarige behjälplig med ovanstående arbetsuppgifter.

1. Sociala medier – Bemannas av en ansvarig. Arbetet påbörjas under måndagen och pågår dygnet runt från första start tills dess att sista spannet kommit i mål. Den ansvariges har som uppgift att:

• Publicera bilder från starterna.
• Publicera bilder vid målgång.
• I mån av tid uppdatera tävlingens Facebooksida med text och bild om sådant som händer i stort och smått.
• Efter sista målgång publicerar tävlingens officiella resultatlista på hemsidan samt inlägg på FB med länk till hemsidan. (Resultatlistan ska vara kontrollerad och korrekt innan den publiceras!).

1. Checkpoint – Bemannas av en ansvarig, plus ytterligare 4 – 10 personer. Arbetet påbörjas under måndagen med iordningställande av checkpointen och blir som intensivast under onsdags- och torsdagsdygnen. Den ansvarige har som uppgift att:

• upprätta en ”tjänstgöringslista” för övriga funktionärer på checkpointen.
• det finns tillräckligt med vattendunkar på plats och att vatten finns att hämta inom rimligt avstånd.
• det finns halm, ved och marschaller på checkpointen.
• upprätta ett avgränsat område där förarna får placera sin depåsäck (gäller enbart PD 300).
• anvisa plats där de inkommande förarna skall parkera sina spann.
• kontrollera så att en handler enbart hjälper föraren med att leda spannet till anvisad plats samt att komma i väg ut på spåret igen och eventuellt stå vakt vid spannet om föraren väljer sova en tid – inget annat.
• se till att 300-spannens nummerskylt sätts upp på ”parkerings- stolpen” för att säkerställa att samma spann parkeras vid samma stolpe vid 2:a passeringen.
• in- och ut tider rapporteras till sekretariatet utan dröjsmål. Dessa tider skall även föras in i det speciella protokoll som skall finnas i checkpointpärmen (detta är viktigt så att alla tider kan kontrolleras i efterhand).
• notera tid in på checkpointen på whiteboard tavla. Det är förarens eget ansvar att inte lämna checkpoint för tidigt. PD300 passerar checkpointen två gångar och har en 6 timmars och en 4 timmars vila i valfri ordning. PD160 har 20 minuters vila.
• rapporterar till sekretariatet om något spann bryter på checkpoint. Även detta skall rapporteras utan dröjsmål.
• förvissa sig om att det finns en skoter och räddningskälke stationerad på checkpoint.
• skylta upp parkeringar för handlers på ett sådant sätt att övrig trafik i området inte hindras
• avveckla checkpointen när sista spannet har gått ut och se till att all utrustning transporteras tillbaka till Särna.
• Övriga funktionärer inom området skall vara den ansvarige behjälplig med ovanstående arbetsuppgifter.

1. Start- & – Bemannas av en ansvarig, plus ytterligare 3 – 4 personer. Arbetet med start- och målområdet påbörjas och är intensivast under måndagen och avslutas under fredagen/lördagen. Den ansvariges har som uppgift att:

• utforma startområdet så att alla spann kan starta på ett smidigt sätt.
• sätta upp startstolpar på isen.
• sätta upp start-/målskynke.
• Hämta och sätta upp ”avstängningsstaket” inom start-/målområdet.
• tända och hålla igång ”tävlingslampan” under hela tävlingen tills den blåsas ut av den sista deltager som går i mål.
• marschaller tänds och sätts ut från isen upp till mål under de nätter när målgång kan förväntas.
• start-/målområdet ”rivs” efter avslutad tävling.
• ta ner startstolparna på isen.
• Övriga funktionärer inom området skall vara den ansvarige behjälplig med ovanstående arbetsuppgifter.

1. Banan – Bemannas av en ansvarig, plus ytterligare 1 – 2 personer. Arbetet påbörjas veckan före tävlingen och avslutas när sista spann har gått i mål. Den ansvariges har som uppgift att:

• ha kontakt med de skoterklubbar och eventuella markägare som vi behöver kontakta för att kunna genomföra tävlingen.
• kontrollera att skoterklubbarna utför de uppgifter som de har åtagit sig.
• preparera de banavsnitt som skoterklubbarna inte kommer att ha ansvar för.
• märka banan i enlighet med gällande tävlingsbestämmelser, samt hämta in skyltarna efter avslutad tävling.
• se till att checkpoint området är ”trampat” och att det finns tillräckligt med parkeringsstolpar.
• Övriga funktionärer inom området skall vara den ansvarige behjälplig med ovanstående arbetsuppgifter.

1. Prisutdelning – Bemannas av en ansvarig, plus ytterligare 1 – 2 personer. Den ansvarige har som uppgift att:

• säkerställa all teknik inför prisutdelningen fungerar.
• iordningställa en trevlig ”prisutdelningsscen”.
• Iordningsställa nationella flaggor från alla deltagande nationer.
• prisbordet ställs i ordning på ett säljande sätt
• tävlingens sponsorer exponeras tydligt.
• planera och genomföra prisutdelningen på ett sådant sätt att det inte blir en långrandig historia med uppräknande av en massa resultat.
• Övriga funktionärer inom området skall vara den ansvarige behjälplig med ovanstående arbetsuppgifter.

1. Start & mål – Bemannas av en ansvarig, plus ytterligare 1 – 2 personer. Under perioden när målgång sker är detta en dygnet-runt-uppgift. Den intensivaste perioden blir förmodligen under onsdags- och torsdagsdygnet. Den ansvarige ansvarar för att:

• Bistå vid starten bl.a. rapporterar antal hundar per spann
• ta målgångstid, fylla i måltidtagnings dokumentet samt rapportera tider och antal hundar till sekretariatet.
• säkerställa att en domare finns på plats och gör stickprovskontroll på utrustningen.
• säkerställa att minst en veterinär finns på plats för att kontrollera alla hundar vid målgång.
• hundar som inte är inspänd i draglinorna ska rapporteras till sekretariatet (särskilt dokument).
• Övriga funktionärer inom området skall vara den ansvarige behjälplig med ovanstående arbetsuppgifter.

1. Fotograf – Bemannas av 1-2 person som ansvarar för att:

• dokumentera samtliga starter
• dokumentera tävlingen med bilder från förberedelser, checkpoint, målgång och prisutdelning/bankett.

Har du ytterligare frågor om att vara funktionär på Polardistans så hör av dig på mejl, funktionar@polardistans.se

Gå gärna in på Polardistans hemsida https://sphk.se/polardistans och läsa på om tävlingen, så du är väl förbered innan ankomsten till Särna.

Förbered dig på en trevlig hundvecka i vackra Särna!